A munkatársakra vonatkozó szabályok tartalmazzák azokat az informatikai eszköz - és rendszerhasználati iránymutatásokat, amelyeknek ismerte és betartása minden a cégnél dolgozó, illetve dolgozni szándékozó kolléga számára kötelező.

Ezt a szabályozást minden kolléga a belépésekor megkapja elektronikus formában, illetve, ha változás történik az oldalon, akkor a rá vonatkozó tartalmakról értesítést kap elektronikus formában a céges e-mail címére.

Az oldal bármikor elérhető a céges hálózatból, tehát ha valamely tevékenységgel kapcsolatban kérdés merül fel, az oldalon rá lehet keresni, illetve keresni lehet az üzemeltető céget.

Kérjük, hogy figyelmesen olvasd át, és ha bármilyen kérdésed felmerül, jelezd. Ha a kérdés globálisan érinti a rendszert, és annak üzemszerű működését, de a dokumentáció nem tartalmazza, akkor ezt mielőbb pótoljuk.

Kérjük, hogy a gyors probléma elhárítás és a fejlesztések kapcsán a jobb működés érdekében vedd figyelemben az informatikai rendszer vagy az üzemetető cég által küldött üzeneteket, és a kérés szerint reagálj rá! Ezek lehetnek e-mail - , vagy a képernyőre felugró üzenetek!

Az SMARTme Building Technologies Kft. minden munkatársa számára (ha a munkájához szükséges) biztosítja a megfelelő számítástechnikai eszközöket.

A céghez érkező kolléga egy átvételi formanyomtatványon aláírásával igazolja, hogy ezeket az eszközöket sértetlenül, munkavégzésre alkalmasan átvette.

A kolléga kötelessége, hogy az átvett eszközökre a lehető legnagyobb gondossággal vigyázzon, rendeltetésszerűen, csak a cég érdekében használja, és ha bármilyen sérülést, működési rendellenességet tapasztal, azt azonnal jeleznie kell üzemeltető cég felé hibajegy formájában, a Hibabejelentéssel, hibakezeléssel kapcsolatos szabályozás -ban megadott elérhetőségeken.

Tilos bármely, az informatikai rendszerhez tartozó technikai eszköz megbontása bármilyen célzattal, mert ez esetlegesen a garanciális feltételeket is veszélyeztetheti. Továbbá a kollégának kötelessége, a cégnél megtalálható bármely - nem csak a számára használatra kiadott - informatikai, technikai eszköz hibáját, rendellenes működését jelezni.

A kollégák csak szoftver leltárban felllelhető, az üzemeltető cég által telepített, jogtiszta szoftvereket használhatják a számítógépükön.

Ha bármilyen más, egyéb szoftverre van szükségük a munkájukhoz, jelezniük kell a személyi döntéshozónak, aki az igény jogosságát eldönti. Ez igaz az ingyenesen telepíthető szoftverek esetében is.

A támogatott szoftverlistát az alábbi táblázat tartalmazza:

Ha az üzemeltető cég a rendszeres karbantartási munnka elvégzése során bármilyen nem a támogatott szoftverlistában található program jelenlétét tapasztalja, jeleznie kell a személyi döntéshozónak és egyeztetés után ezt eltávolíthatja.

A technikai kollégák esetén, a telepítéshez szükséges jogosultságok adottak, a munkához szükséges szoftver telepítését azonban a kollégának jeleznie kell, mind a személyi döntéshozónak, mind az üzemeltető cégnek, igaz ez akkor is, ha egy ingyenes szoftverről van szó. Továbbá tilos bármilyen szoftverbeállítás engedély nélküli megváltoztatása, abban az esetben is, ha a kollégának erre jogosultsága van.

A távfelügyeleti programot kikapcsolni tilos, mert az egyéb rendszerinformációt is gyűjt a gépről (lemez telítettség) A gépben a gép használójának engedélye nélkül az üzemeltető cég nem lép be.

A rendszer kialakításának sajátossága következtében a kollégák az összes számukra engedélyezett erőforráshoz egy felhasználói azonosítóval és a hozzá tartozó jelszóval hozzáférhetnek.

Ezért a kollégák a jelszavak titokban tartásáért felelősséggel tartoznak. A jelszót soha semmilyen körülmények között másik félnek nem adhatják ki, munkatársaknak, üzemeletető cégnek és a döntéshozóknak sem. Abban az esetben, ha a kollégák bármilyen okból kifolyólag úgy gondolják, hogy a jelenlegi jelszavuk nem biztonságos, esetlegesen más tudomására juthatott, kötelességük haladéktalanul megkeresni az üzemeltető céget, és segítségükkel megváltoztatni a jelszót. (az üzemeltetők csak segítséget nyújtanak, de a jelszót a kollégának kell megváltoztatnia úgy, hogy a segítő rendszergazda se ismerje meg.)

Új munkatárs érkezése esetén az üzemeltető cég által létrehozott és átadott rendszer hozzáférési jelszót a kollégának azonnal módosítania kell a jelszó szabályoknak megfelelő feltételek szerint (ebben az üzemeltető cég nyújt segítséget igény esetén.)

A munkatársak kötelessége a cég számára fontos adatokat a megfelelő hálózati meghajtók valamelyikén tárolni, vagy ide másolatot készíteni. A kollégák nem tárolhatnak a rendszeren saját felhasználású adatokat (képek, videók stb.), ezt az üzemeltető cég figyeli, listázza, felszólítja a kollégát az eltávolításra, ha ez nem történik meg, jelzi a személyi döntéshozó felé és közös megegyezéssel eltávolítják. A helyi merevlemezen tárolt adatok biztonsága nem szavatolható, ezért a cég számára fontos anyagokról a megfelelő hálózati meghajtóra másolatot szükséges készíteni. Ha erre nincs lehetőség, akkor a kolléga a céges adatokat az adatvesztés elkerülése végett köteles egy második mentőlemezen is tárolni, amelyet a cég biztosít erre a célra. Más, saját adathordozókra a céges adatok kimentése szigorúan tilos.

A felhasználó munkája során hozzájutott céges adatokért, információkért felelősséggel tartozik, azokat nem kompetens személynek nem adhatja ki. Ha a felhasználó úgy véli, érzi, hogy nem illetékes személy, akár nem illetékes kolléga hozzáférhetett a cég számára bizalmas adatokhoz, azt azonnal köteles jelezni a technikai döntéshozó felé.

A munkatársak a cég belső informatikai rendszeréhez nem csatlakoztathatnak idegen eszközöket, nem módosíthatják a rendszer hálózati struktúráját. Ha erre elkerülhetetlenül szükség van, akkor ezt jelzik az üzemeltető cégnek, aki megoldást nyújt erre a feladatra.

AzSMARTme Building Technologies Kft. által biztosított keresztnev.vezeteknev@smartme.hu e-mail címhez tartozó céges postafiókot a kollégák csak a cég érdekében folytatott levelezésre használhatják.

A levelezés tartalma a cég tulajdona, ezért az erre jogosult kapcsolattartók bármikor betekinthetnek a postafiókokba, beállíthatnak másolatkészítést, illetve nem jogosult használat esetén felhívhatják erre a kolléga figyelmét. A céges postafiókokhoz csak a felhasználói jelszó ismeretében lehet hozzáférni.

A cégnél csak a céges levelező rendszert lehet használni, egyéb magánjellegű levelező rendszerek nem engedélyezettek. A támogatott levelező program kizárólag a Microsoft Outlook valamelyik telepített verziója. Egyéb számítógépre telepített levelező kliens használata az smartme.hu -s email címekhez tilos. A levelező szerver támogatja a mobil eszközökön való hozzáférést, de kizárólag azon eszközökön, amelyek támogatják a levelező rendszer alap hozzáférési protokollját (MAPI). Az email mellékletek megnyitásáért minden esetben a mellékletett futató kolléga a felelős. A munkatársak céges e-mail címét csak, a cég ügyfelei, és technikai partnerei számára adhatja ki, magánjellegű kapcsolattartásra nem használható. Ha ennek ellenére érkezik ilyen levél a céges postafiókba, a munkatárs köteles jelezni a küldő fél felé, hogy ez a cég szabályzatába ütközik.

A levelező rendszer használata esetén a kolléga köteles a megfelelő fogalmazást, szóhasználatot, hangvételt alkalmazni, figyelembe venni, hogy a levél megírásával a céget képviseli. A levelező rendszerben 15 MB-nál nagyobb terjedelmű file-ok küldése és fogadása technikailag nem lehetséges. A nagy terjedelmű file-ok továbbítása és fogadása a cég számára kialakított ftp rendszeren keresztül lehetséges. Mivel az elektronikus levelezés a cég működésében alapvető fontosságú folyamat, ha a levelezéssel kapcsolatos bármilyen hiba merül fel a felhasználó köteles azonnal értesíteni az üzemeltető céget és a technikai döntéshozót. Ha a munkatársak tudomására jut, hogy egy levél nem érkezett meg, vagy az elküldött levelet a partner nem kapta meg, haladéktalanul értesítenie kell a rendszert üzemeltető céget, akik a hibát kivizsgálják, és szakszerű választ adnak az esetre.

A meg nem érkezett levelek felderítését az üzemeltető cég a saját ASZF -jében meghatározott Levélfelderítési szolgáltatás szerint végzi el (http://aszf.adminsys.hu/doku.php?id=sajat_levelezes#levelfelderitesi_szolgaltatas)

A kollégáknak a levelező szerveren 2GB nagyságú levelezési tárhely áll rendelkezésére, ezért szükséges a levelező rendszer megfelelő karbantartása, illetve a régi levelek archiválása. A levelek archiválása a munkatársak felelőssége.

A munkatársak a cég internet elérését csak a cég érdekében használhatják.

Az internetforgalmat a döntéshozók kérésére az üzemeltető cég monitorozhatja, ebből riportokat készíthet a vezetőség számára, illetve annak kérésére megtilthatja bizonyos oldalak, illetve tartalmak elérését. A munkatársak ettől függetlenül, nem nézhetnek és tölthetnek le illegális tartalmakat. Tilos az internetelérést oly mértékben használni, amely erőforrás pazarló hatása miatt a kollégák munkavégzését akadályozza, vagy az internet elérés biztonságos működését gátolja.

Tilosak a bejelentkezési kísérletek olyan gépre, melyre a kollégának nincs jogosultsága. Tilos más ismert, nem saját felhasználói néven történő bejelentkezési kísérlet, vagy a rendszergazda felhasználói néven való próbálkozás, illetve a jelszó megszerzésére tett kísérlet. Többszöri próbálkozás esetén a rendszer kitiltja a próbálkozó felhasználót, ennek feloldásában az üzemeltető cég munkatársai segítenek, de ezt jelzik a cég döntéshozói felé. Tilos az érvényes magyar jogszabályokba ütköző cselekmények, ideértve, de nem korlátozódva a következőkre:

• vallási, etnikai, politikai, erkölcsi vagy más jellegű érzékenységet sértő, másokra nézve sértő, esetleg másokat zaklató tevékenység (pl. szélsőséges nézeteket képviselő, fajgyűlölő, vagy pornográf anyagok megtekintése, tárolása, közzététele vagy továbbítása)
• mások személyiségi jogainak megsértése,
• tiltott haszonszerzésre irányuló tevékenység (pl. piramis-, pilótajáték)
• a szerzői jogok megsértése,
• szoftverek szándékos és tudatos illegális használata, terjesztése
• az informatikai rendszer biztonságát veszélyeztető információk, programok használata, terjesztése, tárolása

A kollégáknak munkájuk során tapasztalt bármilyen a rendszerrel kapcsolatos hibákat, haladéktalanuk jelezniük kell az üzemeltető cég valamely elérhetőségén (csak ezeken az elérhetőségeken)a szerződésben meghatározott időablakon belül:

• a nem kijelölt elérhetőségén jelzett problémák kezelésére az üzemeltető cég nem vállal felelősséget.
• az időalbalkon kívül bejelentett hibáknál az üzemeltető cég nem garantálja, hogy telefonos, skype elérhetőségét biztosítja,
• a problémát mindig az a kolléga jelentse be, akinek a technikai problémája van.

Ha az időablakon kívül oldunk meg feladatot annak külön költsége van, a feladat jellegétől függetlenül. ( http://aszf.adminsys.hu/doku.php?id=eseti_szolgaltatas)

A bejelentett esetekről minden esetben hibajegy születik, amely végigkíséri a probléma életútját a bejelentéstől a megoldásig. Nem a szerződés hatálya alá tartozó feladatokról a döntés érdekében, annak leírásával és költségével értesítő elektronikus levelet kap a cég technikai döntéshozója (Kovács Attila)

A munkatársak a hiba mielőbbi elhárítása érdekében kötelesek együttműködni a rendszert támogató cég munkatársával,

• számára minden, a problémával kapcsolatos információt átadni,
• a munkatárs kérdéseire a legjobb tudása szerint válaszolni,
• szükség esetén távoli rendszerelérést engedélyezni a munkatárs számára.

A hiba elhárításának folyamata a bejelentő munkatárs számára végigkövethető. A hiba lezárása után a kolléga számára nem elfogadható a megoldás, akkor ezt azonnal jeleznie kell az üzemeltető cég elérhetőségének egyikén.

A feladat megoldása tartalmaz egy elégedettségi felmérőt, ennek kitöltése opcionális, de szívesen vesszük ezt a visszajelzést, a szolgáltatásaink és személyes fejlődésünk érdekében

A rendszer kialakításának sajátossága következtében a kollégák az összes számukra engedélyezett erőforráshoz egy felhasználói azonosítóval és a hozzá tartozó jelszóval hozzáférhetnek.

Ezért a kollégák a jelszavak titokban tartásáért felelősséggel tartoznak. A jelszót soha semmilyen körülmények között másik félnek nem adhatják ki, munkatársaknak, üzemeletető cégnek és a döntéshozóknak sem. Abban az esetben, ha a kollégák bármilyen okból kifolyólag úgy gondolják, hogy a jelenlegi jelszavuk nem biztonságos, esetlegesen más tudomására juthatott, kötelességük haladéktalanul megkeresni az üzemeltető céget, és segítségükkel megváltoztatni a jelszót. (az üzemeltetők csak segítséget nyújtanak, de a jelszót a kollégának kell megváltoztatnia úgy, hogy a segítő rendszergazda se ismerje meg.)

Új munkatárs érkezése esetén az üzemeltető cég által létrehozott és átadott rendszer hozzáférési jelszót a kollégának azonnal módosítania kell a jelszó szabályoknak megfelelő feltételek szerint (ebben az üzemeltető cég nyújt segítséget igény esetén.)

A cégnél az eszközbeszerzéseket vonatkozó döntéseket a kijelölt döntéshozó vezetők hozzák meg:

A kollégák felelőssége, hogy az eszköz igényeit jól átgondoltan, szükség esetén az üzemeltető céggel egyeztetve nyújtsa be.. A beszerzési igényt első sorban a IT raktárban lévő eszközökkel kell megpróbálni megoldani, ha ez nem megoldható, akkor lehet dönteni az új beszerzésről.